Planejamento e controle, são fatos inquestionáveis e fundamentais para o resultado positivo e sucesso dos negócios. Porém, na hora de executar, ainda surge a dúvida entre optar pela velha e conhecida planilha de Excel ou sistemas básicos e com preços baixos. Mas, será que diante do novo cenário de mercado muito mais competitivo e em constantes mudanças, as planilhas e sistemas básicos realmente funcionam e otimizam o trabalho de toda equipe?

De todo modo, as planilhas ainda são as opções mais óbvias para os pequenos negócios que possuem poucos recursos. Já os sistemas básicos, para quem avançou um pouco e parou no tempo, acabam sendo uma opção para manter a empresa viva. Mas chegou a hora de pensar em evoluir ainda mais. Os inovadores e completos Softwares de Gestão podem dar um suporte muito maior do imagina-se.

No caso dos empreendedores que ainda estão começando seus projetos, vale a pena subir mais degraus logo no início e partir para uma ferramenta que ofereça mais recursos e eficiência. Afinal, é importante planejar e pensar no futuro. Neste texto, explicamos itens importantes para lembrá-lo que o barato sai caro, e que saber diferenciar preço e valor pode fazer sua empresa se destacar no mercado.

No intuito de ajudar a sua Corretora de Seguros a buscar a melhor solução para produzir mais e gerar melhores resultados para todo o time, a Segfy listou alguns itens que devem ser observados no caso de optar entre Planilhas e Softwares. Confira e veja o que pode abrir mais caminhos para uma série de oportunidades de crescimento

1. Controle de processos e integração

Para controles básicos e isolados, a planilha pode ser interessante e suprir a necessidade. Assim como sistemas mais simples. Mas, para uma empresa que prevê crescimento exponencial, há várias atividades que precisam ser vistas de forma integrada, sendo assim, o Sistema completo acaba sendo a opção mais viável e eficaz. Um software de gestão pode, por exemplo, fazer a integração automatizada dos documentos e setores, baixas automáticas, controles financeiros e muito mais. Já pensou como isso pode tornar seu dia a dia mais fácil?

Um modelo de negócios com processos instituídos, possui um controle muito mais rigoroso e profissional. Uma série de dados, documentos e controles avançados se torna impossível manter em planilhas, sendo até possível em sistemas básicos, porém, algum item desse processo será necessário fazer de modo manual.

2. Segurança

É necessário afirmar: o cliente e todos os seus dados, juntamente com as informações da sua Corretora de Seguros, são atualmente, o seu maior ativo. Difícil até de precificar.

Sendo assim, ao falarmos da questão de segurança da informação, temos que levar em consideração pelo menos dois aspectos na escolha entre planilhas, sistemas simples e softwares de gestão.

O primeiro deles é em relação à segurança e fidelidade das informações. Ao usar uma planilha, o abastecimento dos dados será feito de forma manual, permitindo falhas humanas com possíveis erros de digitação, podendo comprometer o bom andamento das metas. A segurança de informações em uma planilha é falha, afinal é muito fácil alterar e editar informações ali contidas. Além dos dados que podem ser corrompidos a qualquer momento e semanas de trabalho serem perdidas.

Outro ponto a ser observado é a segurança no armazenamento das informações; se todos os números e dados da empresa estão registrados somente em planilhas armazenadas nos computadores da empresa, todas essas informações ficam suscetíveis a problemas com vírus ou furtos do Banco de dados e até mesmo desastres naturais como enchentes ou incidentes como incêndio.

Vale lembrar: com um Software de Gestão, a integração dos dados é maior e as informações não precisam ser digitadas várias vezes. Já com a utilização de várias planilhas, diversas informações precisam ser copiadas de um lugar para outro. Essa repetição ocasiona lentidão no processo e gera bagunça, desencontro de informações e erros nas planilhas.

Ao optar por um sistema de gestão, as Corretoras de Seguros podem se garantir melhor nesses aspectos acima. Além de ter todos os dados disponíveis online e armazenados em um servidor ultra seguro na internet, há a garantia de backup de todas as informações, sem correr o risco de perder tudo de uma hora para outra.

3. Relatórios, Análises e Agilidade

Controle completo em um só lugar.  Para acompanhar os resultados do seu negócio, os Softwares de Gestão oferecem a possibilidade de extrair relatórios por clientes, por companhias, por segurados e uma série de relatórios personalizados. Tudo atualizado em tempo real, interligando os departamentos da sua empresa.

Saber qual o real desempenho da sua empresa em apenas um clique. Ter tudo de maneira organizada é essencial para tomada de decisão assertiva. Os indicadores de Gestão extraídos dos Sistemas dão suporte para todos os times da empresa, principalmente para equipe de vendas. Os números permitem identificar problemas ou estratégias que deram certo. Com isso, é possível pensar em projetos para alavancar ainda mais as vendas ou ter ideias para reverter o quadro e atingir sua meta do final do mês. Em uma planilha fica difícil de visualizar e entender todo esse processo.

Compreender e controlar todas as etapas é fundamental para o sucesso de uma empresa. No caso da planilha, para obter esses números é necessário analisar os dados manualmente e construir fórmulas, o que pode ser complicado para alguns empreendedores. Então, e o ideal mesmo para conseguir esse resultado de maior sinergia é mesmo um Sistema de Gestão.

A gente sabe que hoje tempo é dinheiro. Com os Softwares inovadores, a otimização do tempo da sua equipe e do seu cliente fazem toda a diferença. Um sistema fácil de trabalhar e de inserir informações garante a agilidade no suporte e atendimento ao cliente.

Abandonando as planilhas

A transição de planilhas manuais para sistemas de gestão não é algo trabalhoso e deve ser encarado como um investimento visando o crescimento da empresa. Em poucos dias o processo operacional e de gestão estará funcionando de maneira automatizada e natural, pronto para alcançar grandes conquistas e se transformar numa máquina de vendas.

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